Gli strumenti operativi per individuare le cause di un problema
Gli strumenti operativi per individuare le cause di un problema
In un precedente articolo abbiamo discusso come un’altra fase cruciale del processo di Problem Solving sia rappresentata dall’individuazione delle cause del problema.
Come potrebbe essere insidioso, infatti, definire il problema in maniera esatta e quindi individuare il giusto problema da risolvere, allo stesso mondo individuare le cause “reali” di un problema potrebbe essere un’ impresa tutt’altro che facile.
Fortunatamente, le varie metodologie di problem solving, si avvalgono di diversi strumenti operativi per compiere quella che nel precedente articolo ho definito Root Cause Analysis, ovvero l’individuazione delle cause principali, delle CAUSE RADICE, quelle sulle quali dobbiamo andare ad intervenire.
In questo articolo, vedremo brevemente descrivendone gli elementi necessari, alcuni strumenti operativi impiegati in diverse metodologie di problem solving per individuare le cause principali del problema.
IL DIAGRAMMA DI PARETO
Il Diagramma di Pareto, grazie alla sua rappresentazione ad istogrammi, è un ottimo metodo per visualizzare le cause responsabili della maggior parte del problema che dobbiamo risolvere, mettendo in risalto i fatti importanti rispetto quelli secondari e guidando la scelta prioritaria della persona o del gruppo di lavoro con il principio dell’80/20. Cosa significa?
Vilfredo Pareto è stato un economista vissuto tra gli anni 1848 e 1923 ed ha studiato le correlazioni demografiche con ls ricchezza ed ha scoperto che il rapporto 80/20 era ricorrente in molte situazioni. Ovvero, l’80% della ricchezza nei suoi studi era in mano al 20% della popolazione. Si è riscontrata questa stessa distribuzione in altre aree ed è stato chiamato con il nome di -Effetto Pareto-.
Quindi il diagramma di Pareto si basa sull’ononimo principio di Pareto: se si scompone un problema si nota che pochi (20%), ma importanti fattori ne spiegano l’80%, mentre il restante 20% del problema è dato dall’80% delle cause identificate sì, ma di scarsa importanza. Da ciò se ne deduce che:
- l’80% delle cause di un problema richiede il 20% del totale degli sforzi necessari per trovare una soluzione alla totalità delle cause;
- il 20% residuo delle cause richiede l’80% della totalità degli sforzi necessari per dare una soluzione a tutte le cause del problema (perché solo le cause principali ovvero quelle che richiedono il maggior sforzo).
L’utilizzo di questo principio è di fondamentale importanza e rappresenta una fantastica opportunità per i problem solveremo. Sapere che con il 20% dello sforzo si possono ottenere l’80% dei risultati è un enorme vantaggio da sfruttare. Inoltre, questo metodo ha anche il vantaggio di imporre una notevole semplificazione della situazione, molto utile soprattutto quando ci si trova di fronte a problemi complessi.
Le fase per la costruzione del diagramma di Pareto:
- Stabilire come raccogliere i dati;
- definire l’elenco delle cause;
- valorizzare l’importanza di ciascuna causa;
- esprimerla in percentuale relativa;
- classificare le cause in ordine decrescente;
- rappresentarle graficamente in un diagramma a barre;
- tracciare il grafico cumulativo.
Il diagramma causa-effetto venne messo a punto in Giappone da Karou Ishikawa nel 1943 e rappresenta uno strumento molto utilizzato per fornire supporto grafico e metodologico a chi si accinge ad effettuare l’identificazione delle cause più probabili di un problema. Permette di visualizzare in modo semplice l’insieme delle cause potenziali di un qualsiasi effetto osservato.
Il diagramma ha una classica forma a lisca di pesce, la cui testa costituisce il problema e la lisca costituisce il reticolo delle differenti categorie di cause. Esistono diverse versioni del diagramma, utilizzati in contesti lavorativi differenti, ad esempio la versione a 4M e la versione a 6P.
Il diagramma viene normalmente compilato durante sessioni di Brainstorming (di cui parleremo nei prossimi articoli) ed è utile per tenere traccia delle cause principali che costituiscono un problema. Tra i motivi per cui questo diagramma viene molto utilizzato vi è senza dubbio la facilità di esecuzione e la facilità della rappresentazione grafica.
IL METODO DEI 5 PERCHÈ
Un altro metodo molto diffuso per l’analisi delle cause principali è il metodo dei “Five Whys” ovvero il metodo dei 5 perché. Questo metodo, come quelli precedentemente descritti, ha il principale obiettivo di semplificare una situazione complessa, attraverso una cosa semplicissima ovvero “chiedersi ripetutamente il perché”al fine di risalire alle relazioni di causa-effetto che risiedono lungo lo sviluppo del problema.
Il metodo è stato messo a punto da Sakichi Toyoda in Giappone ed è stato implementato anche all’interno della Toyota. Il metodo originario prevedeva per l’appunto di chiedersi per cinque volte il perché, il perché fosse presente una causa principale in modo da allontanarsi e indagare sufficientemente a fondo alla ricerca di cause non apparentemente note fino al nocciolo del problema.
Un esempio pratico di applicazione del metodo dei 5 perché:
-L’auto non parte-
»perché non parte?
perché la batteria è scarica
»perché la batteria è scarica?
perché ho lasciato le luci accese
»perché hai dimenticato le luci accese?
perché ero distratto e non me ne sono accorto
»perché eri distratto?
perché stavo guardando dei messaggi sul cellulare
»perché in quel momento stavi guardando il cellulare?
perché pensavo fosse una cosa importante di lavoro
Ovviamente questo metodi, tutti ugualmente validi per la ricerca delle cause principali di un problema, possono essere scelti in base alle specifiche esigenze e ai contesti di applicazione.
Nel prossimo articolo parleremo invece di un’ altra cruciale e decisiva fase del processo di problem solving, ovvero la fase di Brainstorming.
Fonte: Fantini, Ivan. Applicare il Problem Solving. Seconda Edizione. APS
